8 tipp, hogy te ne vesztegess el órákat az életedből.
Ismerős az érzés, amikor felállsz egy meetingről, és nem is tudod, pontosan hány nappal ezelőtt ültél be oda, majd kilépsz az ajtón és elgondolkodsz: miért voltál ott egyáltalán? Közben meg azt érzed, hogy elvesztettél minden életerőt, motivációt és többször is megfontoltad, hogy mivel járna, ha holnaptól inkább szakmát váltanál?
Egy átlagos dolgozó élete során több mint 700 napot tölt meetingeken.
De mondhatom más szemszögből is.
Nehéz nap volt. Mindent megtettél, hogy jól sikerüljön, de te kifogtad a világ legfontosabb és legelfoglaltabb embereit. Reggel késtek 2-en, 5 embernek pedig hamarabb kellett elmennie. Teljesen felkészületlenek voltak, szinte senki sem tudta tartani a 15 perces időkeretet, de ez nem is meglepő, mivel a reggeli dugóban jutott eszükbe, hogy ma nekik is prezentálniuk kell. Ez is egy kudarcba fulladt találkozó volt, és ami még rosszabb, hogy a következő alkalommal is meg kell tartani. Ha nem változtatsz semmit, akkor bizony ugyanez lesz a végeredmény.
Csinálhatnád jobban? Naná! Vess véget az unalmas és értéktelen találkozóknak! Akár résztvevő vagy, akár a meeting vezetője, akkor is érdemes elgondolkodnod néhány trükkön. Hidd el, megéri!
1. Kik jöjjenek? Azok legyenek ott, akiknek a jelenléte valóban szükséges és van hozzáadott értékük. Viszont akik felelősek egy adott témáért, nekik igenis legyen kötelező. Legjobb, ha már a meghívó kiküldése előtt eldöntitek és e szerint külditek el a naptárbejegyzést (kötelező/nem kötelező).
2. Az ütemezés egyértelmű és előre elfogadott! Legyen egy olyan priorizált pontokba szedett, időkeretekkel ellátott napirend, témához rendelt felelősökkel, amit minden résztvevő már előzetesen megkapott a meghívó levelében, és el is fogadott.
3. Dobd fel a hangulatot interaktivitással! Sokkal könnyebb a résztevők aktivitását növelni, ha feldobjuk a hangulatot néhány izgalmas játékkal, vetélkedővel vagy teszttel. Nem mellesleg így sokkal több időt lehet megspórolni, például szavazások vagy véleménynyilvánítások alkalmával. Itt van néhány olyan alkalmazás, amit mi magunk is rendszeresen használunk:
KahootDecide wheelMentimeterKlaxoon
4. Semmi időhúzás! Ne büntessük azokat a résztvevőket, akik időben megérkeztek, kezdjétek el a tervezett ütemben! Különben ott találjátok magatokat, hogy az egész beosztást felborítottátok már az elején, így eleve mínuszból indulva megpecsételtétek az egész napi csúszást. A témákat a kijelölt időkereten belül érdemes az adott alkalomra lezárni, akkor is ha nem sikerült konszenzusos döntésre jutni. Az utolsó dolgotok pedig mindig a következő lépés megtervezése legyen, illetve az alábbi ellenőrző lista:
Született egyértelmű döntés a témában, amit rögzítettünk?Szükséges további alkalmat beütemezni a témára, vagy lekerülhet a napirendről?Szükséges más kollégák bevonása?SMART megállapodás a következő lépésről (felelős, határidő, konkrétumok)
5. Hasznos vagy hátráltat? Az okos eszközök sok esetben megkönnyítik a találkozók menetét, de nagy mértékben tudja rontani a megbeszélés színvonalát, ha ez nem kontrollált keretek között zajlik, és a résztvevők elvesznek az éppen érkező levelekben. Ezek az eszközök csak akkor legyenek bekapcsolt állapotban, ha az éppen zajló témához szükséges. Igen, ez azt jelenti…laptopot lecsukni, telefont eltenni.
6. Adj teret a kreativitásnak! A munkatársak tapasztalata és tudása a cégek legértékesebb kincse. Adjatok teret az alkotó képzeletnek, legyenek olyan szakaszok a program során, amikor mindenki szabadon engedheti a fantáziáját egy adott téma kapcsán, és osszátok is meg egymással.
7. Ki? Mit? Mikorra? Minden alkalommal legyen valaki, aki felelős az elhangzott döntések rövid dokumentálásáért, akár rögtön a programpontok mellé, így azok maradandók és számon kérhetők lesznek. Látszólag csak egy plusz teher, de később hálásak lesztek érte.
8. Értékeljétek a napot! Lezárásképpen adjatok őszinte visszajelzéseket a pozitív és a negatív élményekre is. Ezekre a tapasztalatokra lehet a jövőben a legjobban építeni!
Ha a következő alkalomra ezekből legalább egy tanácsot megfogadsz, máris egy lépéssel közelebb kerültél a hatékony meetinghez.